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日本で書類のペーパーレス化が進まない理由


日本の実家に久々に戻って、様々な書類が私宛てに届いてることが分かった。

そしてそれらを片っ端から開封して中身に目を通し、必要のないものはゴミ箱に放り込んで、保存が必要なものは区分けをして、重要な書類に関してはスキャナーで読み込んで、パソコンの中にデータとして取り込んだ。

最初から書類をデータとして送ってくれればこのような手間はかからないわけで、資源のためにも効率が良い。

しかしながら、日本において書類がペーパーレス化するという動きはまだまだ遅く、いかに合理的であってもそれを選択する企業は少ない。

その理由は単純で、人間の心がついていっていないから。


契約書は必要なのか?

例えば基本的な契約のほとんどは、日本の法律においては特に書類で契約を交わさないといけないというルールはなく、お互いの意思の合致があればそれで契約が成立する意思主義が採用されている。

当然ながらいくらお互いの意思が一致したからと言って、それだけでは証拠が残らないので、最悪の場合、後日水掛け論になってしまう。

そのために何らかの証拠を残しておくことが必要だが、それは音声であっても良いし、あるいはメールのやり取りとか、そういったネット上の履歴でも認められることになる。

しかしながら、様々な契約をしていると、契約書を交わさないと不安だとか、そういったことを言ってくる人は多い。

はっきり言えば法律的には全く無意味な話で、単なる無知の塊でしかないように思うが、そのような意識を持っている人が日本人にはまだまだ多いので、結果的にペーパーレス化をしてメールやPDFでやり取りをすべて完結させようとすると、それに対して反発をする人、もしくは不信感を訴える人が出てくる。

そうなってくると、従来型の紙によるやり取りが必要になって、わざわざ郵送をしなければいけないとか、それによっていちいち切手を買いに行ったり、封筒を用意したり、宛名を書いたり、届くまでの間待ったり、様々な時間的、費用的なコストがかかることになってしまう。

こうして考えてみると、全くもって不合理な話ではあるものの、企業としては売れる売れないというのは人の心に左右されるものなので、合理性だけを追求すれば良いというものではない。


そういったことがあるのは分かるが、わざわざ望んでもいないところにまで紙で書類を送ってくるというのはいい加減、そろそろ止めてほしいと思う。

特に海外からわざわざ郵送してくるのは非常に不合理な話であるし、一部の国においては郵便物がいい加減な扱いをされるので、必ずしも届くとは限らない。

そう考えてみるとメール等で送ってもらった方が到達率は高いわけだし、はるかにスピードも早い。

必要なデータはすべてパソコン上に落とし込んだり、あるいはクラウドサービスでバックアップを取るとか、外付けのハードディスクに情報を入れておくとか、そういった情報の保護も出来る訳なので、そういった方向にしてもらえる方がありがたいとつくづく感じた。

特にホテル暮らしを始めて住所が不定になってくると、そもそも書類や郵便物をどこに送ってもらうかということもあるし、地球の歩き方等には、行き先の国の郵便局を指定しておけばよいと書いてあるが、わざわざそんなところまで行くのも大変だし、事前に調べるのも面倒。

やはりメールアドレスに直接送ってもらえるのが、圧倒的に楽ということになる。

それが結果的にペーパーレス化にも繋がり、余計な森林伐採にも歯止めをかけることになるので、環境保護の視点からも良いはず。

とは言え、それにはまだ1年や2年では到底変化が望めない空気を感じている。


大切なことを

どんな仕事をするか、どこに住むか、誰と付き合うか?

本当はすべてあなた自身が決めることなのに、
現実の世界ではそれが許されない。

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